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Features & Benefits.
 VMA
is a database Software used to assist the operations personnel in
managing the money collected from the Vending machines and
also to manage and record all products (sodas, snacks, candy, etc)
taken from the warehouse to be loaded into the vending machines
MONEY COLLECTION:
 VMA stores in a
database the money collected each day from each machine. Every record
entered in the system is carefully compared versus the physical collection,
therefore the data entered is 100% reliable and accurate.
A vital part of the Vending’s operation is a
comprehensive and powerful computer tracking system that permits in-depth
analysis of key aspects of each machine’s performance on a continuous basis.
This information is used to maximize revenue, monitor controllable costs and
enhance customer satisfaction.
Weekly Machine Sales reports are used to tighten control of the tech
support team by speeding the response time to any technical problems or fine
tuning the machines.
These reports also improve planning to eliminate slow sellers and make
sure that the fastest-selling items do not run out. These reports also help
re-evaluate stocking schedules in order to boost sales.
Weekly Sales Reports by Client contract/region are used to quickly
identify the areas where more supervision might be necessary. The reports
can also highlight machine maintenance issues that could be suppressing
sales. Weekly Sales by Route Driver aid in employee performance evaluations
and helps monitor supervision and stocking frequency in order to optimize
sales. This also permits placement of the best-performing route driver in
key locations.
 Continuous
Graphic Sales analysis by Machine Type quickly help evaluate equipment and
product selection, and customer satisfaction. These are used to help you
select the right equipment and product distributors based on customer
preferences. This graphic analysis is also applied to each customer, each
region and each Route Driver.
MOVEMENT OF MERCHANDISE -Snacks, sodas,
The systems also
records every purchase of snacks, sodas, etc that will be put in each
machine. You are able to compare the cost $ of the merchandise vs the
income $(collection) and see your profit day by day, by machine,
location and by type of machine. The merchandise given to each route driver
is recorded and the Inventory can easily be monitored.
With the VMAPI module you can record all merchandise sent from the
warehouse to be loaded into the machines. Also you may analyze what supplier
has better prices comparing the purchasing price quoted and paid when you
make the purchase. Your inventory movements are precisely recorded and you
can ask the system the present status of the inventory and also you can get
a report of what products are selling well and what products are
slow-movers.
Product Sales Reports identify preferred product lines for purchasing
decisions. This tightens inventory levels, increases cash flow and profit
margins
MACHINE REPAIR:
 VMA
allows you to keep exact control of all the parts
(bill changers, coin-mech, buttons, etc) that are replaced in the machines
when they break. You have the serial number, cost of the part, cost of
labor, repair time, etc) Cost of repair by model number - How many times a
unit has been in for repair - High failure parts or units - Tracking all of
your repairs - Cost and time used in repairing the machines.
VMA IS EASY TO USE:
 This
is one of the qualities of the system. It can be used within 2 hours of
training; the screens and reports are very easy to understand. The user does
not have to be an expert with computers, because the system has been
developed following the steps you have followed when you operated manually
the several operations of your business.
Although the system is complete and covers all the areas of the Vending
Business, The system can be also easily customized to your specific needs
upon request.
PRICE (please call or send an e-mail for demo and payment options):
Do not consider the cost of the system as an expense, it is an
investment. You will save large amount of time and labor by installing
the system in your company. No additional staff is needed to operate
the system.
We provide the support and training to your actual staff and the system
will enable them to complete more tasks in less time. With VMA one Person
working 4 hr/day will be able to control the collection of money of 700
machines .. This means savings for the owner of the business.
The Price of the system is for a license for 1 to 5 users and includes
installation and training. It also includes help to copy your actual data
into the system so you will not have to re-enter historic data.
In addition there is the lock-key ($29 each) that is installed in each
computer.This key will prevent others to steal your system and your
valuable data. This type of lock-key protection has been in use since
1990 and we guarantee that this device will not affect the operation of the
computer.
SECURITY:
The access to the
system is protected by a key connected to the computer and by several
passwords that will protect the system from non authorized access and also
protect the data from being copied or stolen.
Even if someone makes a copy of the system he will not be able to use it
or to see the data
REQUIREMENTS:
Hardware:
To run efficiently the system in an stand alone PC or in a network it is
required to have minimum 128MB RAM (256MB will be better), a processor
Pentium or celeron of at least 500Mhz, and hardisk free space minimum of
50MB.
Software: Windows and Microsft Access 2000 or 2002. |
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Caracteristicas y beneficios:
VMA es un Sistema de base de datos
creado para asistir al personal de operaciones en el manejo de la recolección del
dinero proveniente de las máquinas Vending. Tambien se usa para llevar un
control del costo y el tiempo invertido en reparar las máquinas para que
trabajen bien y para controlar el movimiento de los productos (snacks, refrescos,
etc) colocados en cada maquina vending.
Mientras que tener equipos de buena calidad es muy importante, el
corazón del negocio de las Vending Machines es la información administrativa
generada por computadora, la cual analiza cómo cierto tipo de productos se están
vendiendo, y cómo cada maquina está trabajando en su campo.
 DESCRIPCION DEL PROCESO
Este sistema lo estan usando descde 1999 varias empresas en Miami
que tienen desde 100 maquinas hasta 1800 maquinas instaladas. El
sistema VMA lo puede operar una sola persona sin conocimientos de
computacion, solo require ser disciplinado y conocer el negocio de
vending. La empresa que tiene 1800 maquinas tiene una persona
operando el VMA y 2 personas llevando el conteo del dinero en las
maquinas contadoras de monedas y billetes. El resultado del conteo
del dinero es entrado automaticamente desde las maquinas contadoras
al sistema VMA asi que no hay error de entrada de datos.
VMA Cubre las dos areas mas importantes de un negocio de
Vending:
(COLECTA) - Colecta del dinero
(PRODUCTOS) - Adminsitracion del Inventario de los productos
cargados a las maquinas vending.
COLECTA:
Se deben crear los clientes con sus direcciones. Se crean los
ruteros que atenderan las maquinas instaladas donde los clientes. Se
crean las maquinas, el sistema asigna un numero unico a cada maquina.
Finalmente se asignan las maquinas que estan en cada Cliente.
Cada vez que el Rutero visita un Cliente, colecta el dineo de cada
mauina y coloca los productos dentro de la maquina. El Rutero debe
anotar la lectura que muestra el Metro (meter). Cuando el Rutero
trae el dinero a la oficina, el dienro se cuenta y es comparado con
la diferencia de las lecturas del metro de la colecta anterior y la
colecta actual. Se determina si hay diferencias y se discute con el
rutero la razon para esa diferencia. Esto le permite al dueno de la
empresa llevar un control del dinero colectado ya que debe coincidir
con las lecturas del metro d ecada maquina.
El sistema entrega un analisis detallado por semana de cada colecta
de cada maquina, muestra de manera grafica las ventas de cada
maquina, cada rutero, cada cliente, cada semana, cada mes y cada año.
Hay un total de 50 reportes que permiten analizar detalladamente los
resultados de las colectas.
PRODUCTOS:
Se debe crear la tabla de los productos que se cargaran e las
maquinas vending. Se deben crear los proveedores de los productos y
el precio de compra de cada producto y el precio de venta de cada
producto. Se inicia el sistema con el inventario fisico en el
Almacen y en las maquinas. Se entrega al Rutero los prodcutos que
cargara en cada maquina, esto se registra en el sistema como una
salida del producto. Cada vez que el Rutero abre una maquina, ademas
de sacar el dinero de la colecta, debe anotar la cantidad de
productos cargados a la maquina en un formato especial o en un
Pocket PC (PDA). De esta forma se lleva un control del inventario de
los productos cargados a la maquina y las ventas (colecta) obtenida
de cada maquina.
Este modulo de
PRODUCTOS le permite saber la rotacion del inventario, le permite
colocar ordenes de compra a los proveedores y registrar la cantidad
y valor del producto entregado al Rutero.
Un detalle importante es que puede comparer en detalle las ganancia
de cada producto ya que al colocar la Orden de Compra al proveedor
sabe el costo del producto y al entregarlo al rutero sabe el precio
de venta del producto asi que puede llevar un rebgistro exacto de la
ganancia por produdcto vendido. El sistema le permite llevar un
control exacto de sus inventarios en cada maquina y en el Almacen
central.
PLANOGRAMAS:
VMA le permite
disenar los planogramas para cada tipo de maquina o para una maquina
en particular.
El costo de los 2 modulos es US$1800. Esta inversion se pagara en
pocos dias ya que la
perdida de dinero por
falta de control es algo que no ocurrira si usa un sistema
computarizado como VMA
COLECTA DEL DINERO:
VMA almacena en una base de datos los datos del dinero recogido diariamente de
cada máquina. Cada registro entrado en el sistema es comparado cuidadosamente
contra la recolecta física, de manera que la data entrada es 100% correcta , y
confiable. El sistema puede controlar cualquier cantidad de máquinas. Los datos
de cada máquina se registran por separado, por lo tanto, se pueden hacer
análisis individuales de cualquier día, semana, mes o año.
Los reportes semanales de las ventas que producen las máquinas son usados para
aumentar el control del grupo técnico de soporte, agilizando de esta manera, el
tiempo de respuesta a cualquier problema técnico, o de calibración de las
máquinas.
Estos reportes tambien mejoran la planificación porque permiten eliminar
productos que se venden poco y asegurar el stock de productos que se venden mas.
Estos reportes ayudan tambien a re-evaluar los programas de stock con el fin de
aumentar las ventas.
Los Reportes de Ventas Semanales por Contrato Cliente/región son usados para
identificar rapidamente las áreas en donde es necesaria mas supervisión. Los
reportes pueden tambien llamar la atención sobre problemas de mantenimiento de
las máquinas que pudieran estar impidiendo algunas ventas. Las Ventas Semanales
por Rutero ayudan en la evaluación del trabajo del empleado, y ayudan a
monitorear la supervisión y la frecuencia de reabastecimiento de stock para
aumentar las ventas. Esto permite tambien asignar zonas claves al mejor rutero.
El Análisis Gráfico continuo de Ventas por Tipo de Máquina ayudan a evaluar
rápidamente el equipo y la selección del producto y la satisfacción del cliente.
Estos son usados para ayudarle a seleccionar el equipo y el distribuidor de
productos, correcto, basado en las preferencias del cliente. Este análisis
gráfico es tambien aplicado a cada Cliente, cada Region y cada Rutero.
Los Reportes de Ventas de Productos identifican líneas de productos preferidos y
ayudan en la decisión de las compras. Esto ajusta los niveles del inventario,
aumenta el flujo de caja y los márgenes de ganancia.
MOVIMIENTOS DE MERCANCIA
(Snacks, refrescos, caramelos)
Con el modulo VMAPI puede registrar todos los productos
sacados del almacen y enviados a ser cargados en las vending machines para
su venta. Tambien puede saber que proveedor le da mejor precio usando el
modulo incluido. Lo smovimientos de inventario son registrados cvon
presicion y puede saber el inventario de cada producto en cualquier
momento. De easta forma podra saber que productos se estan vendiendo mejor
y cuales estan lentos asi como el costo del inventario que tiene en el
almacen.
Reportes de ventas de productos identifican prodcutos preferidos por los
consumidores. Esto le ayudara a una mejor administracion del inventario y
en la mejora del servicio.
REPARACION Y PARTES DE MAQUINAS:
VMA le permite llevar un registro detallado de todas las partes
removidas e instaladas de cada maquina (coin mech, bill changers, luces,
botones, etc.) Puede tener el serial, costo de cada parte, costo de la mano
de obra usada para el trabajo, descripcion y fecha de cada trabajo.
estos registros son guardados en detalle para cada maquina para toda la vida
de la maquina.
VMA ES AMIGABLE Y FACIL DE USAR
Esta
es una de las cualidades del sistema VMA. Puede iniciar su uso despues de 22
horas de adiestramiento; las pantallas y reportes son simples y faciles de
entender. El usuario no tiene que ser experto en computadoras o sistemas ya
que el sistema ha sido desarrollado siguiendo los pasos que en la realidad
se siguen en la afdministracion de un negocio de maquinas vending.
Aunque el sistema esta completo y cubre todas las areas del negocio de
vending, el sistema se puede modificar facilmente para que se acomode a sus
necesidades especificas.
Seguridad
El acceso al sistema esta protegido por una o varias claves para protegerlo
contra acceso no autorizado y tambien para proteger la data contra copia o robo.
Aun si alguien hace una copia del sistema , no podra tener acceso a la data , y
si no puede leer la data el sistema no se puede usar.
PRECIO (por favor llamar o enviar un e-mail para un demoi y opciones de pago):
No considere el costo del sistema una gasto, considerelo como una
inversion. Este sistema le ahorrara gran cantidad de tiempo en mano de
obra usado para controlar el direro y los productos. No necesitara personal
adicional para operar el sistema. Nosotros los entrenaremos en su operacion
la cual es muy facil y muy amigable. no se requiere habilidad especial en
computacion ya que el sistema se adapta facilmente a su forma de operar y
controlar su negocio.
REQUERIMIENTOS:
Para correr eficientemente el sistema en un PC o en una red se necesita mínimo
128 RAM (256 MB seria preferible), Procesador Pentium o Celeron de 500 Mhz,
disco duro con espacio libre mínimo de 50 MB.
Software requerido: Windows 98, 2000, ME or XP y MS_Access-2000 or 2002
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