Plant Maintenance

Systems and Services, Inc.
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Plant Maintenance Management System

Relational database system developed in Microsft Access to assist Plant Maintenance personnel to plan in detail and to keep track of Work Orders, obtain costs of parts used in repairs, man-hours analysis and equipment failure frequency.
Tracks inside/outside labor, material and tool costs by operation. Run in standalone PC, or network Windows95, Windows98, Win-ME- Win-2000, Win-XP, Win-NT or NetWare.

The modules described can be used stand alone and also work integrated as part of the whole system. Modules III end IV are optional

Used by

Manufacturing Plants, power plants, paper mills, plastics plants, etc

Key Benefits

Planning of Work Orders is made based on materials and parts in inventory at the warehouse
Keeps track of frequency and cost of repairs for each equipment
Keeps history of man-hours and cost (for each Work Order)
Keeps track of cost for all outside contractors
All variables are easily related and effective graphics and reports are obtained upon request.
Generates tables (matrix) showing all jobs for any period of time
Prints reports of Jobs Pending, Completed, and In-Process.
Shows availability of materials needed for maintenance and repairs.
Preventive maintenance module:
Define Routines
Define Frequency of PM for each equipment
Define routes for inspections
Generate tables with the annual scheduled dates and place them in the order PM will be performed

Customers:

CERVECERIA POLAR, Los Cortijos Plant, Caracas
The largest brewery in Venezuela
In use since May 1995 in a PC Network 40 users

AKZO-NOBEL Sweden, H₂O₂ Producer
Santa Cruz plant, Venezuela
In use since May-1993, in a PC Network with 20 users
BAUXIVEN: Bauxite extraction for Aluminum manufacturing

MODULE - I

Corrective
Maintenance
and Work Orders
MODULE- II

Preventive
Maintenance
see below
MODULE - III

Parts Warehouse Management
Inventory of Parts
MODULE - IV

Requisition & Purchasing Process

Caracteristicas del Sistema CORRECTIVO Permite planificar Ordenes de Trabajo (OT) en base a los materiales y repuestos, disponibles en el Almacén Lleva historial de frecuencia y Costo de reparaciones de cada Equipo Lleva historial de duración y costo de Horas-hombre dedicadas a cada trabajo (OT) Lleva control de costos de trabajos efectuados por Contratistas Desarrollado en Access (Windows95) (Base de Datos gráfica relacional multiusuario (Windows-NT o Novell) Permite relacionar fácilmente cualquier variable y obtener gráficos y reportes efectivos Muestra status de las Compras de materiales en proceso Produce tablas de seguimiento de trabajos para cualquier periodo de tiempo Produce listados de Ordenes de Trabajo (OT) Ejecutadas, en Proceso y Pendientes.		System Outline CORRECTIVE *Planning of Work Orders* is made based on materials and parts in inventory at the warehouse Keeps track of *frequency and cost* of repairs for each equipment Keeps history of *man-hours* and cost (for each Work Order) Keeps track of cost of jobs for all outside *contractors. The system has been developed in MS-Access (Relational Graphic Database multi-user) Runs in Windows and/or Novell NetWare All variables are easily related and effective graphics and reports* are obtained upon request. Shows status of *Purchase Orders* of materials needed for maintenance and repairs. Generates tables (matrix) showing all jobs for any period of time Prints reports or Jobs


ORDEN DE TRABAJO SOLICITUD DE MANTTO: Entrar diariamente al sistema las solicitudes de los Departamentos (Clientes) PLANIFICACION: Definir tipo de mantenimiento Seleccionar Equipo Definir trabajos a ejecutar Consultar con Almacen disponibilidad de Partes Asignar responsable de la ejecución del trabajo Imprimir la Solicitud de Materiales Definir contratistas EJECUCION: Registrar materiales sacados del Almacen Registrar Horas-hombre utilizadas Registrar costos de trabajos efectuados por contratistas para cada OT ANALISIS DE RESULTADOS: Costo de materiales Costo de Horas-Hombre Costo de Contratistas Reportes estadisticos Graficos de Costos REPORTES: Instrucciones para la ejecución de la OT y la Solicitud de Materiales Resultados de la Ejecución de cada OT Costo de Repuestos de una OT Costo de Repuestos para un Periodo Gráfico de Costo/Mes de Repuestos Costo de Horas-hombre Gráfico de Costo Horas-Hombre Costo de Contratistas / Gráfico Listado de todos los trabajos efectuados a un equipo en un periodo de tiempo Analisis de duración real de trabajos OTs Ejecutadas en un periodo OTs en Proceso ~ OTs Pendientes Requisiciones / Ordenes de Compra pendientes (solicitadas por Mantenimiento)		WORK ORDER REQUESTS FOR MAINTENANCE: Daily data entry of all requests for maintenance from all Departments PLANNING: Define type of maintenance Select equipment Define type of job Query warehouse parts database to verify parts availability Define who is responsible of job Print Materials Request Contact outside contractors EXECUTION: Register parts and materials used Register man-hours Register outside contractors costs by job ANALYSIS OF RESULTS: Determine costs of materials used Determine man-hours (labor cost) Track outside contractors costs Generate statistical reports Graphically analyze costs for each Work Order and for a period of time REPORTS: Instructions for the WO. Requisition of Materials WO results (cost, man-hours, etc) Cost of Materials used Cost of Parts for one period of time Graph: Cost per month of parts used Cost of Man-hours for one period of time Graph: Cost per month of man-hours Cost outside contractors Jobs performed in one equipment by date range Analysis of real time used in repairs WOs completed in one period of time WOs in process ~ WOs Pending Requisitions/ Purchase Orders pending (requested by maintenance personnel)
MANTENIMIENTO PREVENTIVO PLANIFICACION Definir las Rutinas Definir frecuencia de MP de cada equipo Definir rutas de inspección por Area Programar para cada equipo las rutinas y las fechas en que se debe efectuar MP Generar las tablas con la programación anual y colocarla en el orden en que se desea su ejecución EJECUCION Generar los listados con las tareas a ejecutarse para el periodo especificado Entregar a cada responsable el programa de MP a seguir Registrar resultados Analizar los resultados Generar Orden de Trabajo cuando se requiera Comparar resultados vs programado REPORTES: De un equipo por fecha programada De un Equipo por tipo de trabajo De equipos para un periodo MP para hoy, para mañana, etc Programación anual MP de un Equipo Listado de Rutinas y Rutas a seguir clasificadas por frecuencia (dias)		PREVENTIVE MAINTENANCE PLANNING PM Define Routines Define Frequency of PM for each equipment Define routes for inspections Generate tables with the annual scheduled dates and place them in the order PM will be performed EXECUTION Generate print outs with the tasks to be performed for the specified period Assign to each responsible supervisor the program to be followed Record and register results Analyze results Generate Work Order when results of PM require to perform a repair or maintenance. Compare results vs program REPORTS: Of one equipment per scheduled date Of one equipment by type of job Of equipments for one period of time PM for today, for tomorrow, etc Scheduled PMs for one equipment for one year Routines and routes, classified by frequency of maintenance (days)
EQUIPOS y PARTES DATOS TECNICOS Mantener registro completo de datos tecnicos de cada equipo Mantener registro completo de las partes que componen cada equipo Definir la Ficha Tecnica de cada equipo Mantener actualizado el Manual de Fichas Tecnicas MANTENIMIENTO Definir ubicación en la Planta de cada equipo (Area) Crear tablas con descripcion de fallas Generar reportes de costos de mantenimiento para cada equipo REPORTES Catalogo Maestro de Equipos Listado Maestro de Partes Catalogo de Equipos y Partes Manual de Fichas Técnicas Areas & Ubicación de Equipos		EQUIPMENT and PARTS TECHNICAL DATA Build a complete record with technical data for each equipment Maintain a complete record of parts related to each equipment Define Technical data Sheet Maintain up-to-date de Catalog of Data Sheets MAINTENANCE Define location of each equipment Build failure code table to record equipment problems for failure analysis Generate reports of maintenance costs for each equipment REPORTS General catalog of Equipments General catalog of Parts Manual of Equipments/ parts Technical datasheet Manual Areas & location of Equipment
TRABAJADORES Mantener registro de Tecnicos, Supervisores y Trabajadores que participan en labores de mantenimiento. Reportar diariamente para cada trabajador las horas usadas en cada trabajo (OT) Crear y mantener al dia registros para cada trabajador, con los datos de costo por hora ordinaria, hora extra, hora de dia feriado, hora extra nocturna, etc. Organizar cada trabajador por cargo. Trabajadores con solo 4 horas de adiestramiento en uso del sistema introducen en la computadora sus datos de horas trabajadas en cada Orden de Trabajo		LABOR Maintain a personnel file of Supervisors and Workers involved in maintenance jobs Report actual labor usage on Work Orders Create craft records with standard pay rates and overtime scales and organize labor by craft Workers with little experience in computers and with only 4 hours of training in the use of the system are able to enter data directly into the system of hours dedicated to each Work Order.

Tel/Fax: (954) 217-6889 USA For information or to place an order send e-mail to sales@adaptech-inc.com
Para colocar una Orden o pedir información, envie un e-mail a sales@adaptech-inc.co